ИТ поддержка по всей России 24/7

Существование видеоконференций, без преувеличения, буквально спасло бизнес, когда из-за введенного по всему миру карантина, владельцам пришлось срочно переводить своих сотрудников на удаленную работу. Они позволили продолжить работу в новом формате, практически не прерывая существующие бизнес-процессы. Однако это же выявило и ряд недостатков привычных нам видеоконференций: удаленные работники начали сталкиваться с плотными расписаниями, состоящими из совещания, следующего за совещанием, а также со сложностями координации с коллегами, работающими из других часовых поясов.

Крупнейшие сервисы видеоконференций, как и производители программного обеспечения для совместной удаленной работы, довольно быстро вычислили все эти неудобства и начали включать в свои продукты новую опцию — асинхронные видеочаты, помогающие создать более комфортную среду для работы и координации в новых сложных условиях.

Основная идея асинхронного видеочата достаточно проста: вместо планирования совместного видеозвонка, пользователи могут записать короткое видео или аудиосообщение для отправки коллегам, которые смогут просмотреть его в любое удобное для них время. Такая функция может стать критичной при координации работы команды, участники которой работают в разных часовых поясах, также она будет крайне удобна для персонала с гибким графиком работы.

Производители таких систем отмечают несколько способов их использования: возможность запрашивать отзывы о текущем состоянии дел, информировать участников о каких-либо изменениях в процессах работы или сообщать об обновлениях статуса текущих задач, и, что главное, все это без необходимости одновременного присутствия всех участников. Записанное видео также может служить своеобразной базой знаний, позволяющей новым сотрудникам просматривать необходимую им обучающую информацию.

Если обратить внимание на последние обновления программного обеспечения для совместно работы, станет очевидным, что по этому пути пошли практически все разработчики. В прошедшем месяце Slack представил свою новую функцию «Клипы», предназначенную для отправки коллегам коротких аудио и видеозаписей. Cisco в свою очередь объявила о запуске сервиса VidCast, с полностью аналогичным функционалом.

И это далеко не полный список: давно освоившиеся на рынке ПО для совместной работы игроки, такие как Dropbox, Zoom, GoToMeeting, — все они анонсировали функции обмена видеосообщениями в течение последнего месяца. А популярные приложения для управления рабочими процессами Trello и Asana добавили функционал асинхронных видеосообщений в список своих услуг еще в самом начале текущего года.

Что такое асинхронная связь?

Сам термин асинхронная связь совсем не новый. Он означает всего на всего тип связи между двумя и более людьми, не требующий немедленного ответа на сообщение получателями.

Рынок совместной работы непрерывно меняется, и значительные изменения происходят с точки зрения перехода от командной работы к социальной, от реального времени к не-реальному. Привычная всем электронная почта будет самым банальным примером, однако приложения для управления работой, цифровые доски, внутренние корпоративные вики-страницы и социальные сети поддерживают ровно такой же подход. Добавление ко всему перечисленному видеосообщений стало еще одним шагом на пути к переходу на более социальный тип удаленной совместной работы. Видео здесь добавляет недостающей личной вербальной коммуникации, которой невозможно достичь при работе исключительно с сообщениями электронной почты. Это стало особенно важным в период карантина, когда участники команд оказались изолированными друг от друга.

Асинхронная связь стала прекрасным дополнением к стандартной «синхронной» связи в реальном времени, такой как видео- или телефонные звонки и даже переписка в рабочем чате. У каждого подхода есть свои преимущества и недостатки, но ряд компаний уже сегодня становится сторонниками именно асинхронных коммуникаций, особенно в случае взаимодействия с удаленными сотрудниками.

В одном из недавних интервью сотрудники компании GitLab, которая по возможности поддерживает асинхронную связь, отметили, что такой подход дает целый ряд преимуществ, таких как более продуманные и хорошо документированные коммуникации и большую автономию для работников.

При асинхронном подходе к работе, участникам команды предоставляется возможность вести проекты по графику, который их устраивает. Это дает возможность ориентироваться на результат, а не на потраченные рабочие часы.

Асинхронные коммуникации также подходят для разных стилей общения отдельных участников команды. Некоторые люди свободно чувствуют себя при общении в группе, а некоторые — нет. Если в компании работают интроверты, асинхронная связь даст им возможность высказать свою точку зрения без необходимости делать это публично.

Впрочем, все перечисленное не значит, что асинхронная связь во всех случаях будет являться лучшим подходом для работы удаленных команд.

Общение в режиме реального времени все равно будет несравнимо лучшим решением для срочных и быстрых разговоров, например в случае реагирования на инциденты. Также общение в реальном времени позволяет быстрее и лучше налаживать взаимопонимание среди коллег. Срочные проблемы как правило решаются быстрее без отправки десятков сообщений электронной почты и предварительно записанными видеороликами. В случае ориентированного на клиента бизнеса, где часто ожидается немедленный ответ, синхронная связь и вовсе необходима.

Обратная сторона асинхронной связи

Асинхронная видеосвязь имеет те же самые недостатки, что и ее предшественники. Десяток видеоклипов в начале рабочего дня ничем не отличается от десятка сообщений электронной почты, и представляет для сотрудника такую же информационную перегрузку.

Для ИТ персонала дополнительный способ взаимодействия создает дополнительные сложности при общении сотрудников и обмене данными, что может приводить к лишней путанице.

Также асинхронная связь, когда она внедряется как дополнение к классической, приводит к дефрагментации информации, и возможным ошибкам в приоритетности задач. Сотрудник может посмотреть ролик с информацией, меняющей его текущую задачу после того, как задача была в срочном порядке дополнена на конференции в реальном времени. Такое наслоение информации зачастую может привести к серьезным проблемам в производстве.

В конечном счете, для большинства организаций важно дать своим командам возможность общаться в предпочитаемом ими формате. Однако на их же плечи ложится и ответственность за четкое выстраивание рабочих процессов, и исключение возможной путаницы и недопонимания, способных привести к нарушению работы.