ИТ поддержка по всей России 24/7

Такие привычные, и часто необходимые для работы вещи, как Интернет, смартфоны, электронная почта и социальные сети входят в число десяти главных убийц производительности на рабочем месте.

Общеизвестно, что любая технология может быть использована как во благо, так и во зло. Проведенное компанией CareerBuilder исследование, затронувшее более двух тысяч менеджеров по найму и управлению персоналом в организациях самой разной направленности и размеров, показало, что почти каждая используемая для повышения производительности технология, часто сама же ей и вредит. В упомянутом исследовании подробно описаны некоторые из самых распространенных отвлекающих факторов, которые негативно влияют на работу персонала.

Впрочем, тут следует отметить, что отвлекающие факторы не ограничиваются лишь технологиями. Персонал может отвлекаться на совершенно разные вещи, и часто, даже малейший «сбой» в концентрации внимания, может привести к потере производительности на весь оставшийся рабочий день.

Посмотрим на несколько главных отвлекающих факторов, которые по мнению CareerBuilder обходятся бизнесу дороже всего, и на некоторые простые, но часто не всегда очевидные способы, борьбы с ними.

Работодатели и менеджеры по работе с персоналом, опрошенные в процессе исследования, отметили следующие негативные факторы:

• Сотовые телефоны
• Серфинг в Интернете
• Сплетни
• Социальные сети
• Электронная почта
• Беседы с коллегами
• Частые перерывы на перекур или перекус
• Шум в офисе
• Уединение на рабочем месте

Здесь примечательно, что более половины работодателей, опрошенных CareerBuilder, заявили, что больше всего вреда производительности наносят смартфоны в то время, как 44 процента назвали таким фактором серфинг в Интернете. Несложно понять, что соблазн сообщений в чатах, мобильных игр, доступных сегодня на каждом смартфоне и веб-серфинга может отвлечь от работы даже самого ответственного сотрудника.

Однако сваливать всю вину за создание отвлекающих факторов исключительно на современные технологии нельзя. Никуда не делись и классические примеры, которые мешали персоналу работать задолго до появления всех новомодных высокотехнологичных игрушек. Так, согласно упомянутому выше исследованию, 37 процентов работодателей назвало главным убийцей рабочего времени офисные сплетни. 27 процентов, упомянули в этом статусе коллег, обожающих зайти просто поболтать.

Прочие отвлекающие факторы

Помимо упомянутых факторов, различные обстоятельства могут неосознанно подорвать даже самые лучшие намерения сотрудников.

Это может показаться удивительным, но такая вещь, как беспорядок на рабочем месте, на самом деле серьезно снижает производительность персонала. Беспорядок на рабочем столе или в офисе непосредственно влияет на сосредоточенность, ограничивая способность обрабатывать информацию. Путаницей и беспорядком трудно управлять, и в результате сотрудники не могут сосредоточиться на текущих задачах. Более того, такого рода отвлечения и путаница могут приводить к стрессу.

Для борьбы с отвлекающими факторами из-за беспорядка, сотрудники должны избавиться от любых ненужных предметов, которые их окружают. Также, необходимо организовать четкую структуру в хранении рабочей документации и материалов. Здесь предприятиям имеет смысл задуматься о введение систем электронного документооборота и перейти на электронные системы хранения, если они таковых еще не используют. Четкая организация системы хранения рабочих материалов — залог того, что персонал не будет тратить лишнее время на поиск необходимого ему в настоящий момент, и как следствие, не отвлекаться в процессе.

Еще одним неожиданным фактором в этом списке может показаться голод. Но на самом деле трудно спорить с тем, что чувство голода может серьезно мешать сосредоточению. Работодателям разумно следить за тем, что сотрудники оставались здоровыми и не пропускали перерывы на обед. Да, кто-то может сказать, что продуктивнее использовать время обеденного перерыва для работы, но на деле это не так.

Почему эти факторы влияют на производительность?

Согласно опросу Ассоциации Психологических Наук, даже малейшее отвлечение может привести к тому, что сотрудник потеряет продуктивность на весь остаток рабочего дня. Отвлечение внимания не только увеличивает необходимое для выполнения задачи время, но может значительно снизить качество итогового результата.

Сотрудники чувствуют себя менее продуктивными.

Когда что-то отвлекает сотрудника, его внимание смещается на другую тему, и, чтобы продолжить работу, ему требуется «переключиться» обратно. Сотрудник замечает, что задача начинает отнимать больше времени, чем обычно, и делает вывод о падении собственной продуктивности, что может привести к разочарованию, и как следствие, еще больше повлиять на производительность.

Отношения с коллегами могут ухудшиться.

Упомянутая выше ситуация значительно усугубляется в случае, когда незавершенная в нужный срок задача влияет на целую цепочку следующих за ней смежных задач, за которые ответственны другие сотрудники. Если один из участников команды начинает восприниматься как «тормозящий весь процесс», его репутация и отношения с коллегами могут очень серьезно пострадать.

Нерешенные проблемы, отвлекающие внимание, влияют на корпоративную культуру.

Сотрудники и управляющий персонал могут не говорить о том, что отвлекает их в течение рабочего дня. Но это неправильный подход. Они должны это делать. Если оставить нерешенными проблемы отвлекающих факторов, это может привести к росту напряженности во всей компании. Удовлетворенность собственной работой у персонала может сильно упасть, и в результате пострадает вся компания.

Распознавание отвлекающих факторов и принятие мер

Когда работодатель определит причины рассеянности своего персонала, он сможет внедрить механизмы и политики, которые помогут решить выявленные проблемы. Вот несколько самых распространенных примеров, часто применяемых в крупных корпорациях.

• Блокировка доступа к ненужным для работы сайтам
• Запрет на личные звонки и использование личных мобильных телефонов
• Установка четкого времени обеденного и прочих перерывов
• Мониторинг использования электронной почты и Интернета
• Ограничение собраний на нерабочие темы
• Разрешение сотрудникам работать удаленно в определенные рабочие дни

Здесь отметим, что ряд упомянутых мер довольно радикальны, и работодателю не всегда имеет смысл прибегать именно к ним. Например, поощрение сотрудников к короткому перерыву может быть куда более эффективным, нежели строжайший контроль четкого расписания обедов и перекуров.

В заключение своего материала CareerBuilder предлагает работодателям несколько советов по созданию рабочего места, которое сможет значительно повысить производительность персонала.

Перерывы в расписании. Поощряйте сотрудников делать перерывы в течение дня. Это позволяет немного отдохнуть от текущей задачи и набраться сил для продолжения ее выполнения. К тому же возможность брать по необходимости короткие перерывы, позволяет сотрудникам чувствовать себя более свободными.

Работа рядом с продуктивными коллегами. Продуктивность может быть заразной. При наблюдении за работой коллег, остающихся максимально продуктивными, у сотрудников может включиться соревновательный момент. Такое наблюдение часто вдохновляет и наводит на мысли, что «а ведь я могу так же».

Публичная отчетность. Если сотрудники никак не могут получить должной мотивации, в интересах работодателя предложить им попробовать опубликовать свои текущие задачи и планы на ближайший день. Пусть они составят список своих дел на общей доске задач или опубликуют их в корпоративном чате. Публичная ответственность часто подталкивает людей к добросовестному выполнению своих задач.

Прогулки. Да, короткая прогулка на десять-двадцать минут, помогает персоналу вернуть концентрацию внимания. Множество исследований показывают, что короткая прогулка около офиса может значительно повысить продуктивность и сосредоточенность сотрудника.

В целом, работодатель должен помнить, что его сотрудники такие же люди, и стараться следить за их проблемами и потребностями. Прозрачность и прямой диалог с персоналом, привычка прислушиваться и реагировать на его просьбы — залог выстраивания крепких отношений и продуктивной команды.